Trong doanh nghiệp B2B, việc theo dõi và đánh giá doanh số bán hàng là một hoạt động vô cùng quan trọng. Đối với những người quản lý bán hàng B2B, nhiệm vụ này đòi hỏi họ phải sử dụng các công cụ để phân tích và đưa ra những quyết định đúng đắn, giúp đội ngũ bán hàng hoạt động hiệu quả hơn. Đó chính là tạo lập báo cáo bán hàng B2B.
Nếu bạn là một quản lý bán hàng hoặc muốn tìm hiểu về việc quản lý doanh số bán hàng, hãy cùng tìm hiểu về báo cáo bán hàng B2B và các công cụ hỗ trợ trong bài viết này. Với một báo cáo chính xác và hiệu quả, bạn sẽ dễ dàng đưa ra những quyết định hợp lý, từ đó đưa doanh nghiệp của bạn phát triển bền vững và hiệu quả hơn.
Đọc thêm:
>>> Bỏ túi quy trình bán hàng B2B cực chuẩn
>>> Tất tần tật về bán hàng B2B
1. Báo cáo bán hàng là gì? Tầm quan trọng của báo cáo bán hàng đối với doanh nghiệp B2B?
a. Khái niệm
Báo cáo bán hàng là một tài liệu tổng hợp thông tin về hoạt động bán hàng của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định. Báo cáo này thường được lập hàng tháng hoặc hàng quý và bao gồm các thông tin về doanh số bán hàng, số lượng sản phẩm được bán ra, số lượng khách hàng mới, doanh thu và lợi nhuận. Báo cáo cũng có thể cung cấp thông tin về các chiến lược marketing, chiến lược giá cả và các hoạt động khác của doanh nghiệp liên quan đến hoạt động bán hàng.
b. Tầm quan trọng của báo cáo bán hàng đối với doanh nghiệp B2B?
Với các chức năng trên, báo cáo bán hàng B2B có thể giúp doanh nghiệp B2B theo dõi hoạt động bán hàng và đánh giá hiệu quả của các chiến lược marketing, giá cả và các hoạt động bán hàng khác. Cụ thể, việc thiết lập báo cáo bán hàng trong kinh doanh giúp doanh nghiệp B2B:
– Đánh giá hiệu quả của chiến lược bán hàng: doanh nghiệp B2B có thể đánh giá hiệu quả của các chiến lược bán hàng, từ đó điều chỉnh và cải thiện các chiến lược này để tăng cường doanh số bán hàng.
– Phát hiện và giải quyết các vấn đề trong hoạt động bán hàng: báo cáo bán hàng cung cấp thông tin chi tiết về hoạt động bán hàng, giúp các doanh nghiệp B2B phát hiện và giải quyết các vấn đề trong hoạt động bán hàng.
– Đưa ra các quyết định kinh doanh thông minh: Dựa trên thông tin cung cấp bởi báo cáo bán hàng B2B, các doanh nghiệp B2B có thể đưa ra các quyết định kinh doanh thông minh nhằm tăng cường hiệu quả hoạt động bán hàng và tối đa hóa lợi nhuận.
2. Tần suất để báo cáo bán hàng như thế nào là hợp lý?
Tần suất làm báo cáo bán hàng B2B sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau, bao gồm quy mô kinh doanh, mục tiêu kinh doanh, ngành nghề và cách thức tổ chức bán hàng của doanh nghiệp. Tuy nhiên, thường thì doanh nghiệp sẽ lập báo cáo hàng tháng hoặc hàng quý để đánh giá hoạt động bán hàng và giám sát các chỉ số quan trọng.
Mục đích của việc báo cáo là đáp ứng nhu cầu tăng trưởng của công ty và đo lường các chỉ số quan trọng để đưa ra quyết định kinh doanh tốt nhất. Để tập trung vào những yếu tố quan trọng nhất, bạn nên bỏ qua các số liệu không liên quan đến việc thu hút khách hàng tiềm năng và tập trung vào các chỉ số quan trọng.
Các số liệu cơ bản mà bạn có thể sử dụng để bắt đầu làm báo cáo bán hàng của mình bao gồm số lượng đơn hàng trong quá trình bán hàng, giá trị đơn hàng và tỷ lệ chuyển đổi hoặc tỷ lệ chốt đơn. Bạn cũng nên xác định thời gian trung bình mà khách hàng tiềm năng đi qua từng giai đoạn bán hàng để đạt được đơn hàng, được gọi là vận tốc bán hàng hoặc thời gian chu kỳ bán hàng.
Các chỉ số này sẽ giúp bạn dự đoán doanh số bán hàng, chọn chiến lược bán hàng hiệu quả và tối ưu hóa quá trình bán hàng của công ty.
3. Các loại báo cáo bán hàng được sử dụng phổ biến
a. Báo cáo doanh số bán hàng:
Báo cáo này liệt kê số lượng sản phẩm hoặc dịch vụ đã bán được trong một khoảng thời gian nhất định. Báo cáo doanh số bán hàng giúp đo lường hiệu quả của chiến dịch bán hàng, tìm hiểu khách hàng và xác định xu hướng bán hàng.
b. Báo cáo lợi nhuận:
Báo cáo lợi nhuận tính toán tổng doanh thu và chi phí để tính toán lợi nhuận thu được. Báo cáo này giúp doanh nghiệp đánh giá mức độ thành công của các chiến dịch bán hàng và xác định các vấn đề tiềm ẩn về chi phí hoặc giá cả.
c. Báo cáo khách hàng:
Báo cáo khách hàng cho biết thông tin về các khách hàng của doanh nghiệp, bao gồm họ, địa chỉ, thông tin liên lạc và lịch sử mua hàng. Báo cáo này giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về đối tượng khách hàng, tạo ra các chiến lược bán hàng tốt hơn và cải thiện kinh doanh.
d. Báo cáo sản phẩm:
Báo cáo sản phẩm cung cấp thông tin về doanh số bán hàng, lợi nhuận và các chỉ tiêu khác liên quan đến từng sản phẩm hoặc nhóm sản phẩm. Báo cáo này giúp doanh nghiệp quản lý sản phẩm hiệu quả hơn, tối ưu hóa sản phẩm và dịch vụ và cải thiện hiệu suất bán hàng.
e. Báo cáo thời gian bán hàng:
Báo cáo thời gian bán hàng theo dõi quá trình bán hàng từ khi khách hàng tiềm năng tiếp cận đến khi họ trở thành khách hàng. Báo cáo này giúp doanh nghiệp cải thiện quá trình bán hàng, tăng cường tương tác với khách hàng và giảm thời gian bán hàng.
4. Công cụ hỗ trợ báo cáo bán hàng B2B cực tiện lợi
Có rất nhiều công cụ khác nhau có thể được sử dụng để tạo báo cáo bán hàng hiệu quả. Dưới đây là một số công cụ phổ biến doanh nghiệp có thể sử dụng để lập báo cáo bán hàng giúp tiết kiệm thời gian:
a. Phần mềm quản lý mối quan hệ khách hàng (CRM):
Phần mềm CRM là một công cụ mạnh mẽ có thể giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý các tương tác với khách hàng. Nó cũng có thể giúp trong việc dự báo bán hàng và quản lý đường ống bán hàng, đây là những thành phần chính của báo cáo bán hàng hiệu quả.
b. Phần mềm phân tích bán hàng:
Phần mềm phân tích bán hàng có thể cung cấp thông tin về dữ liệu bán hàng của một công ty, bao gồm xu hướng doanh thu, hành vi khách hàng và hiệu suất sản phẩm. Thông tin này có thể được sử dụng để tạo báo cáo bán hàng chính xác và được nhắm mục tiêu hơn.
c. Bảng tính:
Bảng tính là một công cụ đơn giản và hiệu quả để tổ chức và phân tích dữ liệu bán hàng. Chúng có thể được sử dụng để tạo biểu đồ, đồ thị và bảng biểu cung cấp một cái nhìn tổng quan về hiệu suất bán hàng.
d. Phần mềm thông tin doanh nghiệp (BI):
Phần mềm BI có thể cung cấp một cái nhìn toàn diện hơn về dữ liệu bán hàng của một công ty, bao gồm dữ liệu từ nhiều nguồn như mạng xã hội, lưu lượng truy cập trang web và khảo sát khách hàng. Điều này có thể giúp doanh nghiệp nhận ra các xu hướng và cơ hội để cải thiện hiệu suất bán hàng.
e. Phần mềm bảng điều khiển:
Phần mềm bảng điều khiển có thể cung cấp một cái nhìn thời gian thực về dữ liệu bán hàng, cho phép doanh nghiệp theo dõi các chỉ số hiệu suất chính và phản ứng nhanh chóng với thay đổi trên thị trường.
5. 04 Mẫu báo cáo bán hàng cho doanh nghiệp cực chuẩn
a. Sales forecast tracker
Mẫu dự báo bán hàng này có thể sử dụng để theo dõi các cơ hội bán hàng tiềm năng, nhập dữ liệu khách hàng tiềm năng và ước tính dự báo hàng tháng và đặc biệt nhất là dự báo bán hàng hàng tháng và hàng năm được tạo tự động.
Với mẫu báo cáo này, bạn có thể quản lý khách hàng tiềm năng của mình với những thông tin chi tiết bao gồm sản phẩm họ muốn mua, số tiền dự kiến, giai đoạn bán hàng, tỷ lệ phần trăm cơ hội bán hàng,… và mẫu tính toán để dự báo bán hàng theo tháng. Tuy nhiên, nhược điểm của mẫu báo cáo này là giới hạn về quy mô, nó sẽ phù hợp một doanh nghiệp nhỏ hoặc có ít khách hàng và nhân viên bán hàng.
Bạn có thể tham khảo mẫu báo cáo “Sales forecast tracker” ngay tại đây
b. Sales lead tracker
Với mẫu báo cáo theo dõi khách hàng tiềm năng, bạn có thể theo dõi và sắp xếp khách hàng tiềm năng của bạn bằng cách nhập dữ liệu nhóm khách hàng này. Mẫu báo cáo sẽ ước tính doanh số hàng tháng được dự báo và biểu đồ dự báo có trọng số hàng tháng sẽ được tạo. Mẫu báo cáo này có tất cả những tính năng với mẫu Sales forecast tracker được giới thiệu phía trên, nó có sự vượt trội hơn ở phần thể hiện dự báo bằng biểu đồ.
Tương tự, mẫu báo này cũng chỉ nên được sử dụng ở những doanh nghiệp quy mô nhỏ. Đối với những doanh nghiệp lớn, số lượng khách hàng quá nhiều, sẽ rất khó để quản lý.
Bạn có thể tham khảo mẫu báo cáo “Sales lead tracker” ngay tại đây
c. Báo cáo bán hàng
Đây là công cụ tuyệt vời giúp giám sát khách hàng và sản phẩm của bạn bằng báo cáo bán hàng có thể truy cập bằng Excel. Mỗi quý đều được chia nhỏ trong mẫu báo cáo bán hàng này. Bạn có thể tạo một báo cáo chuyên nghiệp bao gồm cả mô tả sản phẩm và tên khách hàng.
Ưu điểm mang lại của mẫu báo cáo này là tính đơn giản, dễ hiểu, dễ sử dụng.
Bạn có thể tham khảo mẫu báo cáo “Sales report” ngay tại đây
d. Customer relationship report
Bạn có thể đã quá quen thuộc với các công cụ của Google, nhưng cũng có thể đã bỏ qua những mẫu có sẵn hữu ích ở Google Sheet. Đối với bán hàng, bạn có thể quản lý mối quan hệ khách hàng bằng mẫu báo cáo quan hệ khách hàng có sẵn trên thư viện Google Sheet.
Mẫu báo cáo này giúp bạn theo dõi đầy đủ thông tin các khách hàng tiềm năng, khách hàng hiện tại và các cơ hội bán hàng một cách dễ dàng. Điểm nổi bật của mẫu báo cáo này là trang tổng quan thể hiện rõ ràng những thông tin về doanh thu, tổng số khách hàng, giá trị cơ hội theo giai đoạn,… giúp bạn có thể quản lý và xem xét đưa ra những chiến lược hợp lý.
Bạn có thể tham khảo mẫu báo cáo “Customer relationship report” ngay tại đây
6. Tối ưu hóa báo cáo bán hàng với phần mềm OplaCRM
Trên đây, chúng tôi đã cung cấp cho bạn một số những mẫu báo cáo được sử dụng miễn phí. Tuy nhiên sẽ có rất nhiều hạn chế với những mẫu báo cáo này về thời gian, quy mô, cách sử dụng, thiết kế,… và có thể nó cũng chưa phù hợp với doanh nghiệp của bạn. Vì thế, phần mềm CRM ra đời hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện các báo cáo hiệu quả và tối ưu hơn.
Tại OplaCRM, chúng tôi cung cấp giải pháp quản trị mối quan hệ khách hàng với nhiều tính năng vượt trội. Opla CRM tự động hóa các báo cáo, tiết kiệm thời gian nhập dữ liệu và trực quan hóa các dữ liệu giúp doanh nghiệp có thể báo cáo một cách hiệu quả và nhanh chóng hơn. Tất cả dữ liệu được chuẩn hóa về cùng một nguồn giúp bạn dễ dàng quản lý. Thêm vào đó, ở Opla CRM còn phân cấp giao diện báo cáo phù hợp với các cấp bán hàng, từ đó giúp doanh nghiệp kịp thời đưa ra các điều chỉnh nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Kết luận
Báo cáo bán hàng và quản lý quan hệ khách hàng là một công cụ không thể thiếu trong quá trình quản lý bán hàng ngày nay. Các doanh nghiệp cần hiểu được tầm quan trọng của báo cáo và sử dụng chúng hợp lý. Đừng lo lắng, Opla CRM cung cấp một giải pháp phần mềm quản trị quan hệ khách hàng phù hợp cho từng doanh nghiệp, giúp bạn tối ưu hóa quy trình và quản lý khách hàng.
Về Opla CRM
Opla CRM là giải pháp CRM chuyên sâu về quản trị mối quan hệ khách hàng và hiệu suất đội ngũ dành cho các doanh nghiệp bán hàng theo mô hình dự án B2B. Với phương châm thiết kế hướng đến sự đơn giản của người dùng, Opla CRM luôn dành được yêu mến ngay từ lần đầu tiên của khách hàng.
Trải qua 2 năm phát triển, Opla CRM đã có khách hàng thuộc nhiều nhóm ngành như Hóa chất, Thiết bị điện, Máy móc, Quảng cáo và truyền thông, Vận tải, Công nghệ… đáp ứng đa dạng quy mô từ 5 tới 125 người dùng. Các khách hàng sử dụng Opla CRM đều nhận được sự tăng trưởng kinh doanh rõ rệt từ việc nâng cao năng suất làm việc, thông tin xuyên suốt tức thời từ các phòng ban tới ban lãnh đạo và hỗ trợ hiệu quả trong việc đưa ra các quyết định chiến lược.
Hãy để chúng tôi giúp bạn tăng 30% doanh thu bán hàng từ hôm nay bằng cách đăng ký tư vấn tại đây!
Liên hệ chúng tôi tại:
Email: nghi.tran@oplacrm.com
Phone number: +84 90 305 88 58
Facebook: https://www.facebook.com/oplacrm.enjoyyourwork
