Sai lầm lớn nhất mà các công ty đang quyết định sử dụng hệ thống CRM mắc phải là họ đang bận đánh giá các nhà cung cấp và thử các chức năng khác nhau, thay vì tập trung vào nhu cầu của riêng họ và các ưu tiên kinh doanh.
Trước khi bạn bắt đầu đánh giá các nhà cung cấp CRM, hãy tự hỏi mình những câu hỏi sau:
– Các quy trình kém hiệu quả nhất trong doanh nghiệp của chúng tôi là gì và chúng tôi muốn cải thiện điều gì với hệ thống CRM?
– Quy trình tác nghiệp, quy trình làm việc nào chúng ta còn thiếu và cần bổ sung?
– Ai trong công ty chúng ta sẽ sử dụng CRM? Chúng ta cần bao nhiêu người dùng?
– Chúng tôi muốn tích hợp phần mềm nào khác với hệ thống CRM?
– Ngân sách của chúng tôi như thế nào?
Sau khi bạn đã thực hiện bước tự hỏi ban đầu này và biết lý do tại sao bạn cần CRM, bước tiếp theo là thu hẹp những gì bạn muốn trong CRM. Dưới đây là 8 lĩnh vực bạn nên xem xét khi chọn hệ thống CRM phù hợp với doanh nghiệp của mình.
Đọc thêm:
>>> 11 chỉ số phân tích CRM trong năm 2022 không thể bỏ lỡ
>>> Ứng dụng CRM cho ngành xây dựng, IT và sản xuất như thế nào?
1. Quyết định triển khai CRM: Cloud so với On-premise
Cả hai giải pháp đều có ưu và nhược điểm.
Với giải pháp Đám mây (Phần mềm dưới dạng dịch vụ/SaaS), bạn không cần máy chủ hoặc chuyên môn kỹ thuật hỗ trợ. Bạn chỉ cần đăng nhập vào CRM dựa trên đám mây trong trình duyệt Internet của mình và bạn đã sẵn sàng. Tất cả thông tin nằm trên máy chủ của nhà cung cấp. Tuy nhiên, bạn phải luôn trực tuyến. Nếu kết nối Internet của bạn bị lỗi, bạn sẽ không thể truy cập dữ liệu của mình.
Với giải pháp On-premise, bạn sở hữu phần mềm và phần mềm được lưu trữ trên thực tế tại địa điểm của bạn. Do đó, bạn sẽ có quyền truy cập trực tiếp vào máy chủ nếu muốn tích hợp với các ứng dụng khác của khách hàng. Hơn nữa, bạn sẽ không phải đối phó với các khoản phí đăng ký định kỳ. Tuy nhiên, bạn sẽ cần phải có nhân viên IT nội bộ và mua phần cứng và phần mềm cần thiết, cũng như chịu chi phí trả trước cao hơn.
Tuy nhiên, một lời cảnh báo – chỉ vì bạn cần một tùy chọn triển khai hôm nay không có nghĩa là bạn sẽ không cần đến tùy chọn triển khai kia trong tương lai. Chọn hệ thống CRM linh hoạt và có thể phát triển cùng với doanh nghiệp của bạn.
2. Biết bạn cần những tính năng và chức năng nào
Doanh nghiệp của bạn là duy nhất về quy trình, cơ sở khách hàng và động lực tăng trưởng. Vì vậy, cam kết thực hiện một tập hợp các chức năng tiêu chuẩn, cơ bản hoặc không linh hoạt đơn giản là không khôn ngoan. Những gì bạn cần là một giải pháp CRM có thể mở rộng!
Khi doanh nghiệp của bạn phát triển, nhu cầu CRM của bạn cũng vậy. Đó là lý do tại sao bạn cần đảm bảo rằng giải pháp CRM bạn chọn có thể dễ dàng nâng cấp lên phiên bản tinh vi hơn tiếp theo.
Một điều khác cần nhớ là phần mềm CRM thường đi kèm với rất nhiều chức năng cần thu hút nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên, tại sao phải trả tiền cho các chức năng bạn không cần hoặc không sử dụng? Theo Software Advice, những người mua CRM lần đầu thường đánh giá quá cao những tính năng họ thực sự cần.
Hãy tự hỏi bản thân – liệu mọi người trong công ty của bạn có thực sự cần tất cả các tính năng mà CRM có thể cung cấp không? Điều này cũng áp dụng cho số lượng người dùng trong công ty của bạn. Có lẽ, những người dùng khác nhau cần các gói người dùng khác nhau. Do đó, các bộ phận bán hàng có thể cần một CRM với bộ bán hàng nâng cao và khả năng sử dụng CRM trên thiết bị di động của họ; trong khi nhóm truyền thông của bạn có thể chỉ cần sử dụng chức năng liên quan đến tiếp thị.
Một điều rõ ràng – hãy tránh xa các giải pháp “một kích cỡ phù hợp với tất cả”; thay vào đó hãy chọn CRM có thể thích ứng với nhu cầu của bạn!
3. Đảm bảo hệ thống tích hợp với các ứng dụng khác
Đây là một trong những điều quan trọng nhất cần xem xét khi chọn CRM cho doanh nghiệp của bạn. Bạn không mua CRM như một mặt hàng khác trong bộ sưu tập các hệ thống làm việc khác nhau. Bạn đang mua nó để giúp bạn hợp lý hóa hoạt động kinh doanh của mình! Đó là lý do tại sao bạn cần đảm bảo rằng hệ thống CRM có thể tích hợp với các ứng dụng khác mà bạn đã có.
Bây giờ, chúng ta không chỉ nói về tích hợp với Office 365 hoặc tích hợp Google G-Suite!
Tất nhiên, những tích hợp này rất quan trọng… nhưng, phần mềm CRM của bạn cũng phải tích hợp liền mạch với: ERP hoặc phần mềm kế toán khác, phần mềm nhân sự, trang web và biểu mẫu web của riêng bạn để nhập khách hàng tiềm năng mới, thanh toán và nền tảng thương mại điện tử để đăng ký giao dịch, cũng như các giải pháp marketing.
Một lưu ý tương tự – hãy đảm bảo rằng bạn có thể dễ dàng di chuyển dữ liệu liên hệ hiện có của mình sang phần mềm CRM mới. Hầu hết các hệ thống CRM sẽ cho phép bạn nhập dữ liệu từ các nguồn khác. Ngoài ra, hãy kiểm tra xem bạn có thể xuất thông tin ra khỏi phần mềm CRM của mình hay không.
4. Yêu cầu demo và dùng thử miễn phí
Sẽ tốt hơn nếu bạn kiểm tra trước khi áp dụng trực tiếp vào doanh nghiệp. Giải pháp tốt nhất là bắt đầu với một buổi demo trực tiếp (hoặc trực tuyến), được cá nhân hóa và sau đó chuyển sang bản dùng thử miễn phí.
Trong phiên demo trực tiếp, nhân viên bán hàng sẽ hướng dẫn bạn về phần mềm và chỉ cho bạn cách sử dụng phần mềm. Sau đó, bạn có thể đặt câu hỏi cụ thể liên quan đến doanh nghiệp của mình.
Sau đó, bạn có thể chuyển sang “chơi” với phiên bản dùng thử để có cảm nhận tốt về cách mọi thứ hoạt động và xem điểm mạnh và điểm yếu của hệ thống. Xem xét những thứ như dễ sử dụng, chức năng chính và khả năng mở rộng.
Cuối cùng, chúng tôi khuyên bạn nên liên hệ ít nhất hai nhà cung cấp để bạn có thể so sánh các dịch vụ CRM.
Đăng ký tư vấn giải pháp CRM chuyên sâu miễn phí cho doanh nghiệp B2B tại đây!
5. Chọn nhà cung cấp dành riêng cho ngành với các đối tác địa phương
Ngành của bạn có thể rất cụ thể. Đó là lý do tại sao nên tìm một nhà cung cấp hệ thống CRM phù hợp đã làm việc với các công ty và ngành tương tự như của bạn.
Chỉ cần nghiên cứu trang web của nhà cung cấp, bạn có thể biết được loại hình và quy mô công ty mà họ làm việc cùng. Bạn cũng có thể kiểm tra các trang web đánh giá của bên thứ ba, chẳng hạn như Capterra hoặc FeaturedCustomers.com, để biết lời chứng thực, tài liệu tham khảo, điểm số của khách hàng, v.v.
Một điều khác bạn cần xem xét là mạng lưới đối tác địa phương của nhà cung cấp. Hầu hết các doanh nghiệp châu Âu muốn có một đối tác địa phương để cung cấp hỗ trợ địa phương trong và sau khi triển khai CRM. Nếu điều này quan trọng với bạn, thì bạn nên xem xét mạng lưới đối tác của nhà cung cấp.
– Nhà cung cấp có đối tác địa phương không?
– Những đối tác này chỉ triển khai CRM hay họ cũng có thể cung cấp dịch vụ tư vấn kinh doanh?
– Đối tác địa phương có bao nhiêu kinh nghiệm CRM, trạng thái chứng nhận của họ là gì và họ đã tham gia bao nhiêu triển khai?
6. Kiểm tra xem có tùy chỉnh và đào tạo hay không
Hệ thống CRM sẽ không tốt nếu nó không được định cấu hình đúng cách hoặc nếu nhân viên của bạn không được đào tạo để sử dụng các tính năng này.
Vì vậy, khi bạn yêu cầu giá, hãy đảm bảo hỏi chi phí để định cấu hình giải pháp cho nhu cầu của bạn và cá nhân hóa các buổi đào tạo – không chỉ các hướng dẫn trực tuyến.
Hệ thống CRM phù hợp sẽ bổ sung cho doanh nghiệp của bạn và phản ánh quy trình bán hàng, chiến lược tiếp thị, hoạt động dịch vụ khách hàng, quy trình quản lý liên hệ của bạn. Đó là lý do tại sao bạn nên chọn một hệ thống dễ cấu hình.
Đối với đào tạo, đây là một trong những yếu tố quan trọng nhất để áp dụng CRM suôn sẻ. Nó phải là một trải nghiệm thực hành liên tục, dành riêng cho người dùng, để mọi người biết cách sử dụng phần mềm nhằm tăng hiệu quả của họ.
Dù là theo nhóm, cá nhân hay dựa trên vai trò, đào tạo CRM không chỉ cho biết cách hệ thống hoạt động mà còn cho thấy mọi thứ được kết nối như thế nào và cách người dùng đóng góp vào quy trình làm việc chung của tổ chức. Trên thực tế, đào tạo giúp một công ty làm việc cùng nhau hướng tới cùng một mục tiêu.
7. Quan tâm đến trải nghiệm người dùng
Một trong những tiêu chí quan trọng nhất để lựa chọn một hệ thống CRM phù hợp là bạn cảm thấy thế nào và những gì bạn trải nghiệm khi sử dụng nó. Nó có giúp ích gì cho bạn không? Nó có trực quan không? Hay có điều gì đó khiến bạn khó chịu hoặc làm bạn chậm lại?
Ví dụ: bạn có thể yêu cầu nhà cung cấp cho bạn biết cần bao nhiêu lần nhấp chuột để thực hiện một tác vụ cụ thể. Khi bạn xem, hãy tự hỏi: Giao diện người dùng hiệu quả (và thú vị) như thế nào? Các nút có được dán nhãn rõ ràng không? Luồng hành động có hợp lý không?
Tất cả điều này tạo nên trải nghiệm người dùng. Vì vậy, khi bạn đang xem bản trình diễn hoặc thử nghiệm hệ thống CRM, hãy đảm bảo đánh giá giao diện người dùng của hệ thống cũng như tính dễ sử dụng của hệ thống.
Tính dễ sử dụng cũng là yếu tố quan trọng nhất trong việc áp dụng CRM, vì vậy đừng đánh giá thấp giao diện đơn giản, thân thiện với người dùng.
8. Đảm bảo hệ thống có tính năng GDPR
Điều cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng là tính khả dụng của chức năng GDPR trong CRM. Khi GDPR hiện có hiệu lực, dữ liệu khách hàng của bạn và nơi dữ liệu được lưu trữ trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Một hệ thống CRM phù hợp sẽ sẵn sàng cho GDPR giúp bạn quản lý dữ liệu khách hàng hiệu quả hơn.
Ví dụ: nếu khách hàng của bạn muốn xóa khỏi cơ sở dữ liệu của bạn, bạn cần có khả năng thực hiện yêu cầu của họ và gửi xác nhận xóa. Hoặc, nếu khách hàng của bạn yêu cầu báo cáo điện tử về tất cả dữ liệu bạn lưu trữ trên họ trong CRM, thì bạn sẽ cần có khả năng tạo báo cáo đó cho từng khách hàng riêng lẻ.
Giải pháp một cú nhấp chuột sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và tài nguyên, thay vì phải xóa thủ công dữ liệu của khách hàng khỏi nhiều cơ sở dữ liệu bán hàng, tiếp thị và dịch vụ khách hàng hoặc cẩn thận sàng lọc các tài nguyên khác nhau và kiểm tra kỹ xem bạn lưu trữ dữ liệu nào và ở đâu – tất cả cách nào quá thường dẫn đến lỗi của con người.
Đây chỉ là một vài ví dụ về các hành động liên quan đến GDPR mà bạn phải thực hiện trong giải pháp CRM của mình.
Kết luận
Không còn nghi ngờ gì nữa – CRM đóng một vai trò quan trọng trong sự thành công của bất kỳ doanh nghiệp nào. Bất kể quy mô công ty của bạn là gì, bạn luôn nên vạch ra những nhu cầu và yêu cầu cùng với ngân sách của mình để tìm ra giải pháp phù hợp.
Và mặc dù ban đầu doanh nghiệp của bạn có thể không cần tất cả các tính năng và tiện ích mà hệ thống CRM cung cấp, điều đó không có nghĩa là công ty của bạn sẽ không cần chức năng bổ sung, nâng cao hơn trong tương lai.
Bạn cũng dễ dàng bị cuốn vào tất cả những điều tuyệt vời mà CRM có thể làm cho doanh nghiệp của bạn, nhưng hãy thận trọng. Điều quan trọng nhất cần ghi nhớ khi chọn CRM là giữ cho nó đơn giản. Bắt đầu với quy mô nhỏ và mở rộng quy mô khi doanh nghiệp của bạn phát triển.
Nguồn: Zarema Plaksij
Về Opla CRM
Opla CRM là giải pháp CRM chuyên sâu về quản trị mối quan hệ khách hàng và hiệu suất đội ngũ dành cho các doanh nghiệp bán hàng theo mô hình dự án B2B. Với phương châm thiết kế hướng đến sự đơn giản của người dùng, Opla CRM luôn dành được yêu mến ngay từ lần đầu tiên của khách hàng.
Trải qua 2 năm phát triển, Opla CRM đã có khách hàng thuộc nhiều nhóm ngành như Hóa chất, Thiết bị điện, Máy móc, Quảng cáo và truyền thông, Vận tải, Công nghệ… đáp ứng đa dạng quy mô từ 5 tới 125 người dùng. Các khách hàng sử dụng Opla CRM đều nhận được sự tăng trưởng kinh doanh rõ rệt từ việc nâng cao năng suất làm việc, thông tin xuyên suốt tức thời từ các phòng ban tới ban lãnh đạo và hỗ trợ hiệu quả trong việc đưa ra các quyết định chiến lược.
Hãy để chúng tôi giúp bạn tăng 30% doanh thu bán hàng từ hôm nay bằng cách đăng ký tư vấn tại đây!
Liên hệ chúng tôi tại:
Email: nghi.tran@oplacrm.com
Phone number: +84 90 305 88 58
Facebook: https://www.facebook.com/oplacrm.enjoyyourwork
