Nếu bạn là một giám đốc bán hàng, bạn chắc hẳn sẽ phụ trách hoặc quan sát tất cả các nhiệm vụ của phòng ban kinh doanh, bao gồm cả nhiệm vụ tạo các mẫu báo cáo bán hàng giúp bạn quản lý và dự báo bán hàng, đồng thời cũng là công cụ để bạn báo cáo với cấp trên. Việc tạo một mẫu báo cáo bán hàng hiệu quả không phải quá khó bởi vì với các công cụ phù hợp và một kế hoạch hợp lý, bạn có thể tạo một mẫu báo cáo bán hàng khả thi chỉ trong vài phút.
Trong bài viết này, Opla CRM sẽ cung cấp cho bạn các mẫu báo cáo bán hàng và quản lý mối quan hệ khách hàng miễn phí mà một số công ty thường dùng.
Đọc thêm:
>>> 9 Công việc cuối năm Sales B2B cần hoàn thành trước năm mới 2023
>>> 7 loại Sales report giúp Sales Manager tăng trưởng doanh số
1. Mẫu báo cáo bán hàng là gì?
Báo cáo bán hàng (còn được gọi là báo cáo phân tích doanh số) là một tài liệu phác thảo hoạt động bán hàng của bạn và tác động của hoạt động đó trong một khoảng thời gian cụ thể. Các chi tiết có thể khác nhau, nhưng thường bao gồm các chỉ số về khách hàng tiềm năng, khách hàng đã chốt giao dịch, doanh thu tạo ra và hiệu suất bán hàng tổng thể.
Người quản lý bán hàng và các bên liên quan khác sử dụng dữ liệu này để hiểu hoạt động bán hàng tổng thể và hiệu suất của nhóm bán hàng, phát hiện các vấn đề trong quá trình bán hàng và đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt hơn. Báo cáo bán hàng cũng có thể vạch ra các chiến lược tăng trưởng hiệu quả, xác định khách hàng lý tưởng của công ty và phác thảo các chiến lược để tối ưu hóa quy trình bán hàng.
Cụ thể hơn, hãy cùng Opla CRM khám phá lợi ích của việc sử dụng báo cáo bán hàng ở phần tiếp theo
2. Lợi ích của sử dụng báo cáo bán hàng
a. Quản lý thời gian và nguồn lực bán hàng
Báo cáo cuộc gọi hàng ngày và hàng tuần rất quan trọng vì chúng cung cấp cho bạn thông tin nhanh về nhóm của bạn trong thời gian xác định. Bạn có thể xem quy trình đầy đủ, ai đang làm gì và dành bao nhiêu thời gian cho hoạt động tìm kiếm khách hàng tiềm năng và các hoạt động khác. Điều này có thể giúp bạn xác định các đại diện bán hàng hiệu quả nhất và các phương pháp hay nhất.
b. Phát hiện những nguy cơ tiềm ẩn
Bạn luôn muốn tìm kiếm những điều có sự khác biệt. Tuy nhiên, bạn có thể làm doanh số tăng đột biến nhưng cũng có thể làm doanh số trượt dốc, làm khách hàng lựa chọn những nhà cung cấp khác… Tất cả những điều này có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến doanh nghiệp của bạn. Các công cụ báo cáo bán hàng sẽ không chỉ cho bạn biết khi có điều gì đó không ổn xảy ra, mà chúng còn giúp bạn hiểu nguyên nhân đằng sau chúng. Điều đó có nghĩa là bạn có thể thực hiện hành động khắc phục hoặc tốt hơn, tạo ra một chiến lược đúng đắn để giành được nhiều khách hàng hơn.
c. Dự đoán nhu cầu khách hàng
Báo cáo cũng giúp bạn đặt khách hàng của mình lên hàng đầu. Bạn có thể theo dõi khách hàng và các hoạt động tìm kiếm khách hàng tiềm năng và dự đoán nhu cầu của họ và hành động nhanh chóng. Bạn có thể xem cách tiếp cận hoặc phong cách nào phù hợp nhất với một khách hàng hoặc khách hàng tiềm năng cụ thể và tạo ra một tương tác được cá nhân hóa hơn. Đồng thời, mẫu báo cáo này cho biết mức độ hài lòng của họ.
3. Một số mẫu báo cáo bán hàng phổ biến
Có rất nhiều mẫu có sẵn bạn có thể sử dụng ngay để giúp bạn giảm thời gian thiết kế và suy nghĩ. Dưới đây là 4 mẫu báo cáo bán hàng và quản lý mối quan hệ khách hàng hoàn toàn miễn phí mà bạn có thể tham khảo:
a. Sales forecast tracker
Mẫu dự báo bán hàng này có thể sử dụng để theo dõi các cơ hội bán hàng tiềm năng, nhập dữ liệu khách hàng tiềm năng và ước tính dự báo hàng tháng và đặc biệt nhất là dự báo bán hàng hàng tháng và hàng năm được tạo tự động.
Với mẫu báo cáo này, bạn có thể quản lý khách hàng tiềm năng của mình với những thông tin chi tiết bao gồm sản phẩm họ muốn mua, số tiền dự kiến, giai đoạn bán hàng, tỷ lệ phần trăm cơ hội bán hàng,… và mẫu tính toán để dự báo bán hàng theo tháng. Tuy nhiên, nhược điểm của mẫu báo cáo này là giới hạn về quy mô, nó sẽ phù hợp một doanh nghiệp nhỏ hoặc có ít khách hàng và nhân viên bán hàng.
Bạn có thể tham khảo mẫu báo cáo “Sales forecast tracker” ngay tại đây
b. Sales lead tracker
Với mẫu báo cáo theo dõi khách hàng tiềm năng, bạn có thể theo dõi và sắp xếp khách hàng tiềm năng của bạn bằng cách nhập dữ liệu nhóm khách hàng này. Mẫu báo cáo sẽ ước tính doanh số hàng tháng được dự báo và biểu đồ dự báo có trọng số hàng tháng sẽ được tạo. Mẫu báo cáo này có tất cả những tính năng với mẫu Sales forecast tracker được giới thiệu phía trên, nó có sự vượt trội hơn ở phần thể hiện dự báo bằng biểu đồ.
Tương tự, mẫu báo này cũng chỉ nên được sử dụng ở những doanh nghiệp quy mô nhỏ. Đối với những doanh nghiệp lớn, số lượng khách hàng quá nhiều, sẽ rất khó để quản lý.
Bạn có thể tham khảo mẫu báo cáo “Sales lead tracker” ngay tại đây
c. Sales report
Đây là công cụ tuyệt vời giúp giám sát khách hàng và sản phẩm của bạn bằng báo cáo bán hàng có thể truy cập bằng Excel. Mỗi quý đều được chia nhỏ trong mẫu báo cáo bán hàng này. Bạn có thể tạo một báo cáo bán hàng chuyên nghiệp bao gồm cả mô tả sản phẩm và tên khách hàng.
Ưu điểm mang lại của mẫu báo cáo này là tính đơn giản, dễ hiểu, dễ sử dụng.
Bạn có thể tham khảo mẫu báo cáo “Sales report” ngay tại đây
d. Customer relationship report
Bạn có thể đã quá quen thuộc với các công cụ của Google, nhưng cũng có thể đã bỏ qua những mẫu có sẵn hữu ích ở Google Sheet. Đối với bán hàng, bạn có thể quản lý mối quan hệ khách hàng bằng mẫu báo cáo quan hệ khách hàng có sẵn trên thư viện Google Sheet.
Mẫu báo cáo này giúp bạn theo dõi đầy đủ thông tin các khách hàng tiềm năng, khách hàng hiện tại và các cơ hội bán hàng một cách dễ dàng. Điểm nổi bật của mẫu báo cáo này là trang tổng quan thể hiện rõ ràng những thông tin về doanh thu, tổng số khách hàng, giá trị cơ hội theo giai đoạn,… giúp bạn có thể quản lý và xem xét đưa ra những chiến lược hợp lý.
Bạn có thể tham khảo mẫu báo cáo “Customer relationship report” ngay tại đây
4. Tối ưu hóa Sales report với phần mềm Opla CRM
Trên đây, chúng tôi đã cung cấp cho bạn một số những mẫu báo cáo được sử dụng miễn phí. Tuy nhiên sẽ có rất nhiều hạn chế với những mẫu báo cáo này về thời gian, quy mô, cách sử dụng, thiết kế,… và có thể nó cũng chưa phù hợp với doanh nghiệp của bạn. Vì thế, phần mềm CRM ra đời hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện các báo cáo hiệu quả và tối ưu hơn.
Tại Opla CRM, chúng tôi cung cấp giải pháp quản trị mối quan hệ khách hàng với nhiều tính năng vượt trội. Opla CRM tự động hóa các báo cáo, tiết kiệm thời gian nhập dữ liệu và trực quan hóa các dữ liệu giúp doanh nghiệp có thể báo cáo một cách hiệu quả và nhanh chóng hơn. Tất cả dữ liệu được chuẩn hóa về cùng một nguồn giúp bạn dễ dàng quản lý. Thêm vào đó, ở Opla CRM còn phân cấp giao diện báo cáo phù hợp với các cấp bán hàng, từ đó giúp doanh nghiệp kịp thời đưa ra các điều chỉnh nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Kết luận
Báo cáo bán hàng và quản lý quan hệ khách hàng là một công cụ không thể thiếu trong quá trình quản lý bán hàng ngày nay. Các doanh nghiệp cần hiểu được tầm quan trọng của báo cáo và sử dụng chúng hợp lý. Đừng lo lắng, Opla CRM cung cấp một giải pháp phần mềm quản trị quan hệ khách hàng phù hợp cho từng doanh nghiệp, giúp bạn tối ưu hóa quy trình và quản lý khách hàng.
Về Opla CRM
Opla CRM là giải pháp CRM chuyên sâu về quản trị mối quan hệ khách hàng và hiệu suất đội ngũ dành cho các doanh nghiệp bán hàng theo mô hình dự án B2B. Với phương châm thiết kế hướng đến sự đơn giản của người dùng, Opla CRM luôn dành được yêu mến ngay từ lần đầu tiên của khách hàng.
Trải qua 2 năm phát triển, Opla CRM đã có khách hàng thuộc nhiều nhóm ngành như Hóa chất, Thiết bị điện, Máy móc, Quảng cáo và truyền thông, Vận tải, Công nghệ… đáp ứng đa dạng quy mô từ 5 tới 125 người dùng. Các khách hàng sử dụng Opla CRM đều nhận được sự tăng trưởng kinh doanh rõ rệt từ việc nâng cao năng suất làm việc, thông tin xuyên suốt tức thời từ các phòng ban tới ban lãnh đạo và hỗ trợ hiệu quả trong việc đưa ra các quyết định chiến lược.
Hãy để chúng tôi giúp bạn tăng 30% doanh thu bán hàng từ hôm nay bằng cách đăng ký tư vấn tại đây!
Liên hệ chúng tôi tại:
Email: nghi.tran@oplacrm.com
Phone number: +84 90 305 88 58
Facebook: https://www.facebook.com/oplacrm.enjoyyourwork